ULASAN PENILAIAN PENAL PENILAI
KONVENSYEN KKC PERINGAT KEBANGSAAN KALI KE-12 TAHUN 2009

 
Terlebih dahulu, saya mewakili rakan-rakan penilai mengucapkan tahniah dan SYABAS kepada 20 Kumpulan yang melibatkan 16 jabatan dan mewakili 10 kementerian telah berjaya menyertai Konvensyen KKC Peringkat Kebangsaan pada tahun ini dan memberikan persembahan yang terbaik.

Penilaian ini dilaksanakan melalui 2 sesi iaitu sesi tertutup dan sesi terbuka

Sesi tertutup hanya melibatkan kumpulan yang membuat pembentangan projek dengan panel penilai sahaja. Dalam sesi tertutup ini, panel penilai hanya menumpukan kepada 8 kriteria iaitu sebanyak 90% penilaian hasil daripada isi kandungan projek dan juga sesi interaksi dan pembelajaran dengan kumpulan berkenaan. Sesi tertutup ini telah berlangsung bermula pada 6 Julai 2009 hingga 9 Julai 2009.

Manakala 10% lagi, penilaian hanya diberikan semasa Konvensyen secara terbuka. Dalam sesi ini, panel penilai hanya menumpukan kepada satu kriteria sahaja iaitu persembahan kumpulan.

Penilaian Konvensyen KKC diberikan adalah berdasarkan kepada 9 kriteria besar seperti berikut (seperti di muka surat 47 buku program konvensyen):

1.      Pengendalian kumpulan 5 markah

2.      Pemilihan Projek 10 markah

3.      Definisi Masalah 10 markah

4.      Teknik Penganalisaan dan Urutan RLST 20 markah

5.      Tindakan Pembaikan dan Perlaksanaan 15 markah

6.      Pencapaian Keputusan 10 markah

7.      Pemantauan dan Pempiawaian 10 markah

8.      Penilaian Kumpulan dan Projek akan Datang 10 markah

9.      Persembahan Kumpulan 10 markah

Ulasan Penilaian KKC 2009

Tiga kriteria mendapat peratus purata melebihi 50% - Pengendalian kumpulan, 72%, Pemilihan Projek 58%, Definisi Masalah 52%, Teknik Penganalisaan dan Urutan RLST 71%, Pencapaian Keputusan 53%, Penilaian Kumpulan dan Projek akan Datang 54% dan Persembahan Kumpulan 95%.

Manakala bagi Tindakan Pembaikan dan Perlaksanaan (48%) dan Pemantauan dan Pempiawaian (40%)

1      Pengendalian Kumpulan (5 markah) 72%
1.1   Mesyuarat

Pada amnya kesemua kumpulan telah dapat mengendalikan mesyuarat dengan baik jika dilihat dari segi peratus kehadiran ahli dan kekerapan mesyuarat diadakan.

2      Pemilihan Projek (10 markah) 58%
2.1   Kajian Latarbelakang maklumat dan data yang lalu

Hanya sebilangan kecil kumpulan mempunyai data pembuktian permasalahan dalam memastikan masalah wujud.Data trend ini penting kerana ianya dapat mengambarkan masalah yang dikenalpasti itu serious atau tidak untuk diambil tindakan. Terdapat juga kumpulan menyatakan tajuk projek yang berbentuk Penyataan Pembaikan (Solution Statement) dan bukan berupa penyata permasalahan (problem statement).

2.2        Projek yang dipilih memenuhi kehendak pelanggan dan kesan positif kepada organisasi

Secara keseluruhan, projek yang dipilih mempunyai nilai dari segi kesan postif kepada pelanggan dan organisasi.

 Projek-projek yang dipilih kumpulan menggunakan samada:

•         Matrik Keputusan
•         Konsensus
•         Cadangan Pengurusan
•         Projek lanjutan daripada matrik sebelumnya

3      Definisi Masalah Dan Sasaran (10 markah) - 52%
3.1   Definisi Masalah

Pada keseluruhannya masalah memang telah dikenalpasti tetapi kebanyakan kumpulan mendefinisikan masalah dengan kurang efektif dan kurang membantu dalam memahami skop projek. Ini menyebabkan timbulnya kekeliruan dalam langkah-langkah seterusnya terutama sekali dalam pengumpulan fakta dan data.

Ianya jelas apabila data yang dipunggut tidak menyokong projek yang dipilih. Tetapi ada juga sebilangan kumpulan yang mendefinasikan projek dengan baik tetapi tidak digunakan dalam punggutan data. Timbul persoalan pada panel penilai samada definasi dibuat pada peringkat awal semasa projek dikenalpasti atau semasa menyediakan laporan projek.

Untuk ini dipetik kenyataan pakar penyelesaian masalah A Problem well stated is a problem half solved by Charles F. Kettering . Definasi yang baik adalah berupaya dalam menggariskan skop projek mereka baik seperti dari segi tempoh masa, kualiti, tempat, bidang permasalahan. Teknik yang boleh digunakan adalah 4 Wives 1 Husban. (What, Where, When, who & How) tidak termasuk why.

3.2   Sasaran

Secara keseluruhan kumpulan berjaya menetapkan sasaran projek mereka.tetapi didapati hampir keseluruhan kumpulan tidak menyatakan asas atau teknik penetapan sasaran (benchmark) bahkan apa yang dinyatakan hanyalah alasan berdasarkan keupayaan ahli.

Dalam menetapkan Sasaran kumpulan boleh lah merujuk kepada TPOR, membuat tandaaras (benchmark) kepada amalan-amalan yang terbaik, kehendak-kehendak pelanggan dan seterusnya merujuk kepada pihak pengurusan untuk dijadikan panduan dan sukat-sukat dalam menetapkan sasaran projek kumpulan dan bukan sekadar menentukan peratusnya sahaja.

4      Teknik Penganalisaan dan Urutan RLST (20 markah) 71%
4.1   Penggunaan RLST

RLST dapat membantu kumpulan dalam proses penyelesaian masalah secara bersistematik. Pada keseluruhannya penggunaan RLST amat menggalakkan dan sangat baik kecuali di peringkat tindak (Act) dimana terdapat sebilangan kumpulan yang tidak melakukan pemantauan dan pempiawaian dengan betul.

4.2   Keberkesanan Tools yang digunakan

Penggunaan tools / teknik penganalisaan lemah seperti Tulang ikan, Carta Aliran Kerja, Carta Gantt, Graf, Rajah Pareto, Rajah Tulang Ikan, rajah pokok, analisa medan daya.. Didapati sebilangan besar kumpulan menggunakan tools tidak ada kesinambongan diantara penggunaan satu tool dengan tool yang lain.

Disamping itu ada diantara pengunaan tools kurang menambah nilai kepada projek danianya seolah-olah hanya digunakan untuk tayangan sahaja.

4.2.1Bukti atau Fakta Awal

Data yang dipungut dan dianalisa adalah bertujuan untuk membantu kumpulan mengenalpasti perkara-perkara yang perlu diberi penumpuan dalam penyelesaian masalah pada tajuk projek yang dipilih. Akan tetapi kebanyakan kumpulan mengujudkan data yang tidak menyokong kepada projek yang dipilih. Hampir keseluruhan kumpulan tidak dapat mewujudkan bukti atau fakta awal dengan data yang mengambarkan bahawa masalah yang dipilih adalah benar-benar bermasalah. Walaubagaimanapun, sebilangan kecil dapat mengujudkan fakta berkenaan, akan tetapi tidak digunakan sepenuhnya semasa penganalisaan. Disamping itu, ada kumpulan masih tidak pasti diantara data di rancang 4 dengan penyebab di rancang 7.Ini jelas apabila data dirancang 4 diutarakan lagi sebagai fakta-fakta penyebab di rancang 7. Panel penilai berpendapat, perkara ini terjadi hasil daripada tajuk projek yang tidak definasikan dengan baik.

4.2.2Percambahan Fikiran

KKC adalah kerja berpasukan akan tetapi kebanyakan kumpulan lemah dalam menganalisis permasalahan secara berkumpulan. Ini sangat nyata jika dilihat dari kuantiti idea yang terhad hasil dari percambahan fikiran semasa mengenal pesti permasalahan, membuat rajah tulang ikan, pembentukan cadangan penyelesaian.

4.2.3Carta Aliran

Teknik pengunaan carta Aliran kerja kurang berkesan kerana tidak menyatakan masa setiap aktiviti. Ia penting bagi projek memfokus kepada proses kerja supaya dapat mengenalpasti di peringkat mana masalah berlaku, terutama sekali bagi projek-projek yang berkaitan dengan proses kerja.

4.2.4Tulang Ikan

Sebilangan kumpulan hanya membuat penganalisaan ditahap satu peringkat sahaja. Adalah lebih baik dan menepati jika kumpulan membuat penganalisaan dengan lebih jauh lagi iaitu ke peringkat dua dan atau hingga ke peringkat ketiga dalam rajah tulang ikan supaya mudah mengenalpasti punca-punca utama permasalahan (root cause). Perkara ini berlaku disebabkan kurangnya percambahan fikiran.

4.2.5Perbandingan Ujicuba

Didapati keseluruhan keputusan ujicuba kumpulan menampakkan pembaikan yang ketara tetapi masih kurang meyakinkan disebabkan oleh:

Pemungutan data tidak konsistan diantara data sebelum KKC dan selepas KKC. Perkara ini boleh mengelirukan penghasilan danmenimbulkan keraguan terhadap realibiliti keputusan ujicuba kerana perbandingan data yang diambil sebelum dan selepas KKC tidak seimbang.

4.2.6Rajah Pareto

Pengunaan rajah Pareto adalah kurang memuaskan kerana masih ada kumpulan kurang faham dalam pengunaan rajah ini. Tambahan lagi rajah pareto ini tidak digunakan dengan sebaiknya (less value-added)kerana tidak mengaitkan dengan rajah tulang ikan dan analisis-analisis lain.

4.2.7Carta/Rajah Dalam Laporan

Ada sebahagian kumpulan menyertakan carta/rajah hanya sebagai menambah keindahan laporan sahaja dan tidak memberikan nilai tambah dalam penyelesaian projek. Adalah lebih baik pamerkan yang perlu sahaja, tidak perlu satu data itu dipamerkan dengan berbagai versi tanpa mendatangkan faedah dalam penganalisaan projek.

5      Tindakan Pembaikkan dan Perlaksanaan (15 markah) 48%
5.1   Cadangan alternatif

Ada diantara kumpulan tidak membuat cadangan penyelesaian alternatif.Ini mengambarkan bahawa kumpulan tidak menggunakan percambahan fikiran secara meluas dan sebaliknya menetapkan cadangan pembaikan secara fixed solution dari awal projek lagi. Kumpulan disarankan membuat cadangan pembaikan alternatif bagi setiap penyebab utama untuk memberi ruang pemilihan yang luas. Ada juga kumpulan tidak mencari pembaikan pembaikkan secara diluar daripada kotak.

5.2   Penilaian Cadangan

Bagi pemilihan penyelesaian, sebilangan kumpulanmemilih penyelesaian hanya pada satu penyebab utama sahaja.Punca penyebab utama yang lain tidak diambil kira. Ini menunjukkan kelemahan kumpulan dalam menggunakan rajah pokok (tree diagram).

5.2.1Tree Diagram

Tree Diagram sangat membantu dalam merangka dan memilih cadangan penyelesaian. Tetapi penggunaan tools ini hendaklah dibuat dengan betul berpandukan teknik-teknik tertentu supaya gambaran keseluruhan cadangan dapat diteliti dengan baik.

5.2.2Force Field Analysis

Tujuan Force field analysis adalah untuk menilai kesan baik dan buruk cadangan penyelesaian yang akan dilaksanakan supaya sebelum penyelesaian dibuat, kumpulan perlu mengatasi permasalahan yang dijangkakan berlaku dengan cara menyediakan langkah-langkah tertentu untuk mengatasinya. Teknik pembaikan cadangan penyelesaian menggunakan kaedah force field analysis adalah sederhana. Ada diantara kumpulan kurang yakin dan seolah-olah cuba menghindarkan / menutup kesan-kesan negatif bagi cadangan penyelesaian yang dipilih. Diharapkan kumpulan dapat memanfaatkan teknik ini dalam menambahbaikan cadangan penyelesaian projek.

5.2.3Carta Gantt Perlaksanaan

Carta gantt bagi perlaksanaan / ujicuba projek (carta gantt 2 iaitu dalam rancang 12) perlu diperbaiki dan perlu seragam dengan carta gantt 1 (Rancang 3). Pelajari Alat-alat Pengurusan Projek (Projek Management Tool) seperti CPM Critical Path Method) atau software Microsoft Project supaya urutan aktiviti pelaksanaan projek teratur.

5.2.4Alasan Ujikaji Seterusnya

Analisis perlu dibuat sebelum melaksanakan Ujikaji ke-2 ke-3 dan seterusnya kerana untuk membuat ujikaji ke-dua perlu ada alasan yang munasabah bukan sekadar tidak puas hati dengan pencapaian pertama tetapi perlu juga mengambilkira mengapa tidak mencapai kesasaran yang ditetapkan dan apa tindakan baru yang perlu dilakukan. Rujuk kembali ke-langkah 7 hingga 11.

6      Pencapaian (10 markah) 53%
6.1   Faedah Ketara dan Tidak Ketara

Sebilangan besar kumpulan masih lagi kurang berupaya membezakan diantara faedah ketara dan tidak ketara. Apa yang mendukcitakan, ada diantara kumpulan yang berpengalaman masih tidak dapat membezakan diantara faedah ketara dengan faedah tidak ketara walaupun sudah mendapat maklum balas daripada panel penilai semasa sesi tertutup pada konvensyen sebelumnya.

6.2   Kesan Projek Terhadap Organisasi dan Pelanggan

Impak kepada pelanggan Luaran dan Dalaman adalah mustahak bagi menambah nilai projek.

6.3   Sasaran Dan Pencapaian

Sebilangan besar kumpulan tidak menyatakan dengan jelas perbezaan di antara sasaran dan pencapaian ujikaji.Ini perlu dinyatakan kerana segala perbezaan akan dapat dijadikan panduan dalam menganalisa semula sebab-sebab kenapa perbezaan terjadi.

7          Pempiawaian dan Pemantauan (10 markah) 40%

Kriteria ini adalah kelemahan yang paling tinggi diantara sembilan kriteria utama penilaian.

7.1   Pempiawaian

Sebilangan kumpulan tidak menitikberatkan pempiawaian pembaikan yang telah terbukti keberkesanannya. Dikhuatiri jika tidak di laksanakan SOP, kemungkinan besar pembaikan yang telah dilaksanakan tidak akan berterusan, Bad habits die hard.

Bagi memastikan cadangan yang dilaksanakann digunapakai, pempiawaian perlu dilaksanakan dengan menggariskan perincian cadangan tersebut.Kaedah seperti Manual Prosedur Kerja (MPK) boleh digunapakai.Disinilah peranan pihak pengurusan amat diperlukan dalam memastikan prosedur-prosedur baru digunapakai dan dikekalkan.

7.2   Pemantauan

Ada diantara kumpulan tidak melaksanakan pemantauan setelah penyelesaian didapati berkesan. Ada juga kumpulan keliru diantara data ujikaji dengan data pemantauan.. Ini dapat dilihat kebanyakan kumpulan tidak dapat mempaparkan trend line graph salah satu tools pemantauan projek. .Pemantauan hendaklah dibuat selepas pempiawaian dibuat.

8      Penilaian Kumpulan dan Projek Akan Datang (10 markah) 54%

8.1   Permasalahan dan kesulitan Kumpulan

Permasalahan kurang diambil kira oleh kumpulan sendiri dan pihak pengurusan seperti cabaran-cabaran dalam proses berkumpulan (mesyuarat, sumbangan idea dan tenaga) dan kesulitan-kesulitan dalam melaksanakan projek.Bagi KKC perkara ini dimbil kira kerana untuk menghadapi cabaran-cabaran berkumpulan dan projek itu sendiri memerlukan problem solving dan decision makingnya tersendiri.

8.2   Projek Akan Datang

Pemilihan Projek akan datang dibuat dengan baik tetapi perlu juga dikaji semula kerana ada di antaranya:

•         sudah nyata menurun disebabkan pelaksanaan projek sebelumnya
•         ianya dalam ketagori sebagai skim cadangan
•         Mempunyai fixed solution dan quick fixed solution
•         Tajuk projek berupa solution statement

Disarankan kepada kumpulan untuk mendefinasikan permasalahan dengan efektif.

9      Persembahan (10 markah) 95%

Tahniah kepada semua kumpulan kerana persembahan secara keseluruhan sangat baik dan ini merupakan kekuatan diantara kesembilan kriteria yang ada. Persembahan menarik dan teratur disertai dengan penglibatan semua ahli yang sangat sangat baik, Penggunaan Audio Visual Aids memuaskan tetapi perlu berhati-hati seperti

•         Kontras diantara background dan teks
•         Teks terlalu panjang

Perbandingan Purata Pencapaian KKC Tahun 2008 dan 2009

Pencapaian purata pada tahun ini menurun sebanyak 2.4% jika dibandingkan dengan tahun sebelumnya. Walaubagaimanapun, persembahan menunjukkannpeningkatan.

Akan tetapi perlu diambial perhatian dari segi definasi dan pempiawaian dan pemantauan kerana ianya menampakkan bukan saja penurunan dari tahu sebelumnya bahkan kriteria ini adalah diantara kelemahan yang besar bagi kumpulan KKC.

Kesimpulan:

• Standard projek ditahap sederhana
• Beberapa kesilapan yang sering berlaku bukan saja pada kumpulan yang baru bergiat tetapi juga pada Kumpulan yang matang walaupun telah diberi penjelasan terutamanya pada kumpulan yang pernah ikut serta pada konvensyen sebelumnya.
• Fasilitator untuk memainkan peranan yang lebih aktif sebagai in-house resource.
• Peningkatan peranan Jawatankuasa Pandu atau Pengurusan dalam memastikan value of the project dan menambah nilai terhadap pencapaian organisasi mereka dan bukan berupa display project secara reverse engineering untuk kegunaan konvensyen sahaja.