Ulasan Panel Penilai

KRITERIA Penilaian

Pada keseluruhannya amatlah membanggakan dari segi mencapaian berbanding dengan tahun lepas.

Pengendalian Kumpulan (5 markah penuh) – 75%

Mesyuarat Pada amnya kesemua kumpulan telah dapat melaksanakan mesyuarat dengan baik jika dilihat dari segi peratus kehadiran ahli dan kekerapan mesyuarat diadakan.

Penglibatan Ahli Penglibatan ahli dalam melaksanakan projek sangat menggalakan dan dapat menunjukkan sikap kerjasama yang jitu seperti: Pembentukan Nama Kumpulan, Logo, dan Etika Kumpulan.
 

Pemilihan Projek (10 markah) – 61%

Tajuk Projek Sebilangan kumpulan menyatakan tajuk projek yang berbentuk Penyataan Pembaikan (Solution Statement) dan hanya penyata umum sahaja. Bermula dari sini akan menjajaskan penganalisaan masaalah seterusnya.

Dalam pemilihan Tajuk projek hendaklah berupa penyata permasalahan (problem statement).



Matriks Keputusan Kebanyakkan kumpulan menggunakan Matriks Keputusan dalam memilih projek dan ada juga diantara kumpulan mengambil projek daripada Matriks yang terdahulu.

Secara keseluruhan penggunaan tools diperingkat ini adalah di tahap memuaskan sahaja. Perkara ini boleh dibuat melalui proses konsensus selepas membuat Matriks Kumpulan untuk menambah-baikkan lagi kumpulan membuat keputusan.


Gantt Chart Gantt Chart tidak digunakan dengan tepat dalam merancang dan memantau projek. Sebilangan kumpulan hanya untuk persembahan sahaja. Ini menggambarkan kumpulan belum cukup matang dalam perancangan.

Pengunaan Gantt Chart adalah bertujuan untuk membantu kumpulan dalam merancang dan memantau perjalanan projek secara keseluruhan.

Kriteria Pemilihan Perbaiki Kriteria pemilihan kerana semua kumpulan membuat kriteria yang hampir sama pada hal projek dipilih adalah berlainan. Gunakan daya kreatif yang lebih mencabar bagi membentuk kriteria yang tepat.
 

Definisi Masalah Dan Sasaran (10 markah) - 46%
 

Definisi Pada keseluruhannya masalah memang telah dikenalpasti tetapi kebanyakan kumpulan mendefinisikan masalah dengan kurang tepat dan jelas. Ini menyebabkan timbulnya kekeliruan dalam pengumpulan fakta dan data yang tidak dapat membantu dalam penganalisaan masalah sebenar.

Contoh projek menyatakan Kelambatan Dalam Pembayaran Elaun. Ianya hendaklah didifinasikan:
• apa yang dimaksudkan kelambatan dari segi hari atau jam dan
• dari segi pembayaran elaun apa.

Kaedah yang digunakan dalam kriteria ini ialah 4W1H (what, where, when, who & how) dapat membantu mendifinasikan masalah dengan lebih jelas. Ini penting supaya kumpulan dapat gambaran mengenai skop projek dengan jelas dan tepat.




Data Primary dan Secondary Data Prima (primary data) sangat mustahak digunakan bagi mempaparkan trend masaalah. Kebanyakan kumpulan tidak menunjukan dan memanafaatkan data tersebut.

Data sekunder (secondary data) boleh digunapakai bagi membantu Data Prima tetapi perlu berhati-hati kerana data sekunder belum tentu betul, tepat serta sesuai.

Sasaran Kebanyakkan kumpulan membentuk sasaran dengan tidak berasas dan kurang mencabar. Ia nya dilakukan secara terasing seolah-olah data dan tools lain tidak diambil kira dalam menentukan sasaran.

Dalam menetapkan Sasaran kumpulan boleh lah merujuk kepada TPOR, membuat tandaaras (benchmark) kepada amalan-amalan yang terbaik, kehendak-kehendak pelanggan dan seterusnya merujuk kepada pihak pengurusan untuk dijadikan panduan dan sukat-sukat dalam menetapkan sasaran projek kumpulan dan bukan sekadar menentukan peratusnya sahaja.
 

Teknik Penganalisaan dan Urutan RLST (20 markah) – 72%
 

Tools • Penggunaan tools / teknik penganalisaan hanyalah sederhana sahaja seperti Tulang ikan, Carta Aliran Kerja, Carta Gantt/Perbatuan, Carta bar, Pareto, Stratifikasi, Carta Pie dan line.
• Ada diantara pengunaan tools tidak menambah nilai kepada projek.
• Tidak ada kesinambongan diantara penggunaan satu tool dengan yang lain

RLST Pada keseluruhannya penggunaan RLST amat menggalakkan dan sangat baik kecuali di peringkat tindak (Act) dimana terdapat sebilangan kumpulan yang tidak melakukan pemantauan dan pempiawaian dengan betul.

Bukti atau Fakta Awal Hampir keseluruhan kumpulan tidak dapat mengujudkan bukti atau fakta awal dengan data yang mengambarkan bahawa masalah yang dipilih adalah benar-benar bermasalah. Walaubagaimanapun, sebilangan kecil dapat mengujudkan fakta berkenaan, akan tetapi tidak digunakan sepenuhnya semasa penganalisaan disebabkan definisi masalah yang kurang tepat.




Percambahan Fikiran KKC adalah kerja berpasukan akan tetapi kebanyakan kumpulan lemah dalam menganalisis permasalahan secara berkumpulan. Ini sangat nyata jika dilihat dari kuantiti idea yang terhad hasil dari percambahan fikiran semasa mengenal pesti permasalahan, membuat rajah tulang ikan, pembentukan cadangan penyelesaian.

Carta Aliran Teknik pengunaan carta Aliran kerja kurang berkesan kerana tidak menyatakan masa setiap aktiviti. Ia penting bagi projek memfokus kepada proses kerja supaya dapat mengenalpasti di peringkat mana masalah berlaku, terutama sekali bagi projek-projek yang ingin mempercepatkan proses.

Tulang Ikan Sebilangan kumpulan hanya membuat penganalisaan ditahap satu peringkat sahaja. Adalah lebih baik dan menepati jika kumpulan membuat penganalisaan dengan lebih jauh lagi iaitu ke peringkat dua dan atau hingga ke peringkat ketiga dalam rajah tulang ikan supaya mudah mengenalpasti punca-punca utama. Perkara ini berlaku disebabkan kurangnya percambahan fikiran.

Perbandingan Ujicuba Didapati keselurhan keputusan ujicuba kumpulan menampakkan pembaikan yang ketara tetapi masih kurang meyakinkan disebabkan oleh:
• ‘Data sampling’ tidak konsistan dan tidak tepat. Perkara ini boleh mengelirukan penghasilan dan menimbulkan keraguan terhadap realibiliti data serta kesahihan data keputusan ujicuba kerana perbandingan data yang diambil sebelum dan selepas KKC tidak seimbang.
• Membuat ujicuba ‘sampling’ dengan menggunakan masa adalah tidak tepat dengan aktiviti yang telah dibuat dalam tempoh yang sama. Contoh, ada kumpulan menggunakan tempoh masa di dalam memungut data tetapi lebih sesuai menggunakan jumlah sampling sebelum dan selapas.

Rajah Pareto Penggunaan rajah Pareto adalah kurang memuaskan kerana masih ada kumpulan kurang faham dalam pengunaan rajah ini. Tambahan lagi rajah pareto ini tidak digunakan dengan sebaiknya (less value-added) kerana tidak mengaitkan dengan rajah tulang ikan dan analisis-analisis lain.






Carta/Rajah Dalam Laporan Ada sebahagian kumpulan menyertakan carta/rajah hanya sebagai menambah keindahan laporan sahaja dan tidak memberikan nilai tambah. Adalah lebih baik pamerkan yang perlu sahaja, tidak perlu satu data itu dipamerkan dengan berbagai versi tanpa mendatangkan faedah dalam penganalisaan projek.

Tindakan Pembaikkan dan Perlaksanaan (15 markah) – 50%
 

Penyelesaian Masalah Sebilangan kumpulan menyelesaikan masalah dengan tidak lengkap dan hanya satu penyelesaian sahaja dilaksanakan bagi punca penyebab-penyebab utama. Punca penyebab utama yang lain tidak diambil kira. Ini menunjukan kelemahan kumpulan dalam menggunakan rajah pokok (tree diagram).

Kumpulan disarankan membuat Cadangan Pembaikan bagi setiap penyebab utama lebih dari satu untuk memberi ruang pemilihan pihak pengurusan membuat atau meneliti peluang lain. Cara ini sangat mustahak kerana pihak pengurusan akan dapat membantu kumpulan memilih cadangan-cadangan penyelasaian yang terbaik dan praktikal. Ini disebabkan kurangnya percambahan fikiran.

Tree Diagram “Tree Diagram” sangat membantu dalam merangka dan memilih cadangan penyelesaian. Tetapi penggunaan tools ini hendaklah dibuat dengan betul berpandukan teknik-teknik tertentu supaya gambaran keseluruhan cadangan dapat diteliti dengan baik. Kebanyakkan kumpulan tidak menggunakan tool ini.

Carta Gantt Perlaksanaan Carta gantt bagi perlaksanaan / ujicuba projek (carta gantt 2 iaitu dalam rancang 12) perlu diperbaiki dan perlu seragam dengan carta gantt 1 (Rancang 3). Pelajari ”Alat-alat Pengurusan Projek” (Projek Management Tool) seperti CPM – Critical Path Method) atau software Microsoft Project supaya urutan aktiviti pelaksanaan projek teratur.

Tempoh Ujicuba Tempoh Ujicuba harus sesuai atau realistik kerana ditakuti data pencapaian tidak tepat apabila membuat perbandingan data sebelum dan selepas ujikaji.









Force Field Analysis Teknik pembaikan cadangan penyelesaian menggunakan kaedah ”force field analysis” adalah sederhana. Ada diantara kumpulan kurang yakin dan seolah-olah cuba menghindarkan / menutup kesan-kesan negatif bagi cadangan penyelesaian yang dipilih.

Tujuan ”Force field analysis” adalah untuk menilai kesan baik dan buruk cadangan penyelesaian yang akan dilaksanakan supaya sebelum penyelesaian dibuat, kumpulan perlu mengatasi permasalahan yang dijangkakan berlaku dengan cara menyediakan langkah-langkah tertentu untuk mengatasinya. Diharapkan kumpulan dapat memanafaatkan teknik ini dalam menambahbaikan cadangan penyelesaian projek.

Alasan Ujikaji Seterusnya. Analisis perlu dibuat sebelum melaksanakan Ujikaji ke-2 ke-3 dan seterusnya kerana untuk membuat ujikaji ke-dua perlu ada alasan yang munasabah bukan sekadar tidak puas hati dengan pencapaian pertama tetapi perlu juga mengambilkira mengapa tidak mencapai kesasaran yang ditetapkan dan apa tindakan baru yang perlu dilakukan. Rujuk kembali ke-langkah 7 hingga 11.

Pencapaian (10 markah) – 55%

Kesan Projek Terhadap Organisasi dan Pelanggan Syabas dan tahniah diucapkan kepada semua kumpulan dan pihak pengurusan masing-masing kerana wujudnya kerjasama dan keprihatinan yang baik. Walau bagaimanapun impaks kepada pelanggan Luaran dan Dalaman adalah mustahak di dalami bagi menambah nilai pihak kumpulan dan organisasi. Perkara ini boleh dibuat secara detail menggunakan “Stratifikasi data”.

Sasaran Dan Pencapaian Begitu juga terdapat kumpulan yang tidak menyatakan dengan jelas perbezaan di antara sasaran dan pencapaian ujikaji. Perkara ini disebabkan data sampling tidak konsistan.

Pempiawaian dan Pemantauan (10 markah) – 58%

Pemantauan Pemantauan projek kurang tepat kerana kebanyakan kumpulan masih lagi menggunapakai data ujikaji. Pemantauan hendaklah dibuat selepas pempiawaian dibuat. Ini dapat dilihat kebanyakan kumpulan tidak dapat mempaparkan ‘trend line graph’ salah satu tools pemantauan projek.




Pempiawaian
Pempiawaian perlu diperjelaskan dengan alasan-alasan yang meyakinkan supaya prosedur baru dapat dikekalkan. Disinilah pihak pengurusan berperanan dalam memastikan prosedur-prosedur baru digunapakai.

Penilaian Kumpulan dan Projek Akan Datang (10 markah) – 57%

Projek Akan Datang Pemilihan Projek akan datang dibuat dengan baik tetapi perlu juga dikaji semula kerana ada di antaranya sudah nyata menurun disebabkan pelaksanaan projek sebelumnya atau ianya dalam ketagori sebagai skim cadangan.

Faedah Ketara dan Tidak Ketara Sebilangan besar kumpulan masih lagi kurang berupaya membezakan diantara faedah ketara dan tidak ketara.

Permasalahan Permasalah kurang diambil kira oleh kumpulan sendiri dan pihak pengurusan seperti:
• pemilihan cadangan penyelesaian,
• kebenaran pihak pengurusan sebelum ujikaji dan
• permasalahan semasa melaksanakan projek.

Dapat dilihat dari segi cadangan penyelesaian yang diambil oleh kumpulan seolah-olah sebagai skim cadangan seperti menyediakan garis panduan walaupun projek berlainan.

Perkara ini terjadi disebabkan terdapatnya kekeliruan berkenaan persembahan diantara konvensyen dengan pihak pengurusan.

Dalam hal ini disarankan Jawatankuasa Pandu hendaklah memainkan perananya supaya permasalahan ini dapat ditangani.

Pembelajaran Dan Hubungan Ahli Walau bagaimanapun dari segi pembelajaran dan hubungan ahli dalam kumpulan secara umum adalah sangat memuaskan.




Bukan ‘Reverse Engineering’ Projek Projek yang cemerlang dan menambah nilai (value added) sesuatu organisasi adalah projek yang sebenar (real project). Sehubungan dengan ini perlu disarankan kepada pihak Jawatankuasa pandu Kementerian/Jabatan supaya dapat memastikan tidak ada projek yang “reverse engineering”.

Persembahan (10 markah) – %

Audio Visual Aids Penggunaan Audio Visual Aids (AVA) adalah sangat memuaskan. Walau bagaimanapun penggunaan alat-alat ini perlu berhati-hati dan jangan:
• hanya sekadar menarik perhatian penonton sahaja
• terlalu banyak animasi,
• membuat ’background’ dan teks tidak kontras,
• membuat teks terlalu panjang dan,
• menggunakan Huruf Besar dalam texs kerana sukar untuk dibaca,
• terlalu cepat menukar dari satu ’slide’ yang dinyatakan sehingga penuntun tidak berkesempatan untuk membaca ’slide’ berkenaan.

Perkara-perkara tersebut akan melarikan tumpuan penonton daripada data yang penting dan yang perlu diambil perhatian.

Penyampaian Kebanyakan kumpulan tidak menunjukkan rasa ‘enjoy’ membuat persembahan mungkin disebabkan kurang konfiden, gugup dan kurang bersedia. Perkara ini boleh diatasi melalui kekerapan latihan dan rehearsal.

Percakapan Pada keseluruhannya persembahan adalah teratur disertai penglibatan semua ahli. Walau bagaimana pun “tone” percakapan bagi sebilangan ahli haruslah diperbaiki untuk tidak menjejaskan pendengaran penonton. Suara lantang dan jelas adalah sebahagian tarikan perhatian penonton. Susun penyampaian dengan baik supaya tone suara tidak jauh berbeza.

Pembelajaran Belajar cara bercakap dan kurangkan membaca.